Peran seorang staff administrasi bandara sangat penting untuk menjaga kelancaran operasi di bandara. Mereka bertanggung jawab atas berbagai tugas administratif yang mendukung berbagai departemen dan fungsi di bandara. Berikut adalah uraian tugas-tugas yang umumnya dijalankan oleh seorang staff administrasi bandara:
1. Administrasi Umum:
Sebagai staff administrasi bandara, tugas utama meliputi pengelolaan dokumen dan administrasi umum. Mereka bertanggung jawab untuk mengatur dan menyimpan berbagai dokumen seperti kontrak, surat, laporan, dan catatan lainnya. Mereka juga mungkin bertanggung jawab untuk mengelola inventaris kantor dan memastikan bahwa persediaan kantor seperti kertas, pena, dan perlengkapan kantor lainnya selalu tersedia.
2. Tugas Staff Administrasi Bandara Penerimaan dan Pengiriman Informasi:
Posisi pekerjaan ini sering kali berperan sebagai titik kontak utama untuk menerima dan menyampaikan informasi antara berbagai departemen di bandara. Mereka dapat menerima panggilan telepon, email, atau pesan lainnya dari pihak internal maupun eksternal dan memastikan bahwa informasi tersebut disampaikan kepada pihak yang berwenang sesuai dengan kebutuhan.
3. Penjadwalan dan Pengaturan Rapat:
bertanggung jawab untuk mengatur jadwal rapat, konferensi, atau acara lainnya untuk manajemen bandara atau departemen tertentu. Ini melibatkan penjadwalan ruangan, mengirim undangan kepada peserta, dan memastikan bahwa semua persiapan yang diperlukan telah dilakukan.
4.Tugas Staff Administrasi Bandara Pelayanan Pelanggan:
Dalam beberapa situasi, Mereka dapat berinteraksi langsung dengan penumpang atau pelanggan yang membutuhkan bantuan. Mereka mungkin memberikan informasi tentang layanan bandara, membantu dalam proses check-in, atau menangani keluhan pelanggan dengan cara yang profesional dan efisien.
5. Administrasi Personalia:
Bagian administrasi personalia juga merupakan bagian penting. Mereka mungkin bertanggung jawab untuk mengelola catatan karyawan, mengurus masalah absensi, mengelola program insentif karyawan, dan menyediakan dukungan administratif untuk proses perekrutan dan pemutusan hubungan kerja.
6. Administrasi Keuangan:
Dalam beberapa kasus, juga dapat terlibat dalam tugas-tugas administrasi keuangan seperti pengelolaan pembayaran, pembuatan laporan keuangan, dan memastikan kepatuhan terhadap prosedur pengeluaran. Mereka mungkin juga bertanggung jawab untuk mengurus penagihan dan pembayaran dari penyewa bandara atau pihak lain yang menggunakan fasilitas bandara.
7. Staff administrasi bandara sebagai Koordinasi dan Komunikasi:
Sebagai koordinator penting di bandara, staff administrasi bertanggung jawab untuk menjaga komunikasi yang efektif antara berbagai departemen dan unit di bandara. Mereka sering kali berperan sebagai penghubung antara manajemen bandara, departemen operasional, maskapai penerbangan, agen perjalanan, dan penyedia layanan lainnya.
8. Pengelolaan Arsip dan Data:
Sebagai bagian dari tugas administrasi mereka, staff bandara juga bertanggung jawab untuk mengelola arsip dan data yang ada. Ini meliputi penyimpanan, pengorganisasian, dan pemeliharaan arsip elektronik maupun fisik seperti dokumen penerbangan, laporan keamanan, dan data penumpang.
9. Kepatuhan dan Regulasi:
Posisi ini juga harus memastikan bahwa semua kegiatan dan prosedur yang dilakukan sesuai dengan peraturan dan regulasi yang berlaku. Mereka perlu memahami dan menerapkan kebijakan-kebijakan keselamatan, keamanan, dan kepatuhan lainnya yang ditetapkan oleh otoritas bandara dan badan pengatur penerbangan.
10. Pengembangan Prosedur dan Sistem:
Untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja bandara, seorang staff administrasi juga dapat terlibat dalam pengembangan dan pemeliharaan prosedur operasional standar (SOP) serta sistem administrasi yang lebih efektif. Mereka dapat memberikan masukan tentang bagaimana proses dan sistem dapat ditingkatkan untuk mengurangi biaya, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan pengalaman pengguna.
11. Staff Administrasi Bandara Manajemen Proyek Kecil:
Kadang-kadang, Pekerjaan ini juga mungkin diminta untuk mengelola atau berpartisipasi dalam proyek-proyek kecil yang melibatkan aspek administratif, seperti pengembangan panduan atau manual, pelaksanaan program pelatihan, atau perubahan sistem atau prosedur.
Dalam menjalankan semua tugas-tugas ini, Pekerjaan ini harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik, kemampuan organisasi yang kuat, ketelitian dalam mengelola dokumen dan data, serta kemampuan untuk bekerja dengan berbagai pihak yang berbeda. Mereka dapat membantu memastikan bahwa operasi bandara berjalan dengan lancar dan efisien, serta menyediakan pengalaman yang menyenangkan bagi penumpang dan pengguna bandara lainnya.
